HR管理流动员工的10个小秘籍

  

 

流动员工的增加已经引起了一场强劲的工作区选择战略运动。全球企业房地产经理人协会(CoreNet Global)和微软开展的一项国际调查显示， 有76%的调查对象在或多或少地使用“弹性工作”方案。这些方案帮助他们吸引并留住尖端人才、维持工作与生活的平衡、增强合作、提高生产率、降低成本，甚至扩大了办公空间的灵活性。

 

弹性工作方案涉及公司的资产部、IT和财务部，最终由人力资源部(HR)负责它的推广和日常管理。因此，对HR来说，了解如何引入和管理流动员工至关重要。既要确保生产率，又要让所有的员工感觉到在应对潜在挑战的过程中，在过渡时期，他们始终受到重视和赏识。

 

如果要发展和雇用流动员工，HR专业人士必须掌握以下10条重要的基本概念：

 

一、强化经营计划，适应多种工作空间环境

 

为了确保企业内部对弹性工作的主动支持，帮助相关部门更好地应对这一进程，HR应该向关键决策人说明实施弹性工作方案节约的硬性成本，如资产投入减少，企业经营显然将占用更少的资源。同时也应该指出潜在的生产力回报，如巩固团队、增强合作、提高士气、平衡工作与生活、吸引并留住尖端人才等。

 

二、处理流动员工带来的文化冲突

 

在实施弹性工作方案的过程中，可能会出现各种顾虑，例如流动员工会因为没有个人工作区而感觉不再被赏识。HR应该马上行动，依赖现有政策，自上而下地缓和这种焦虑，帮助引导这些特殊的贡献者和他们的上司。

 

三、提前计划，确保成功

 

为了确保成功，HR应该制定一个包括战术与后勤、持续关注最终目标、又为后续调整改进留有空间的计划。同时，将这一计划传达给其他人，向他们表明向流动员工过渡的决定是经过深思熟虑的，并就方案的灵活性进行说明。

 

四、与设备管理部门、企业不动产部和IT部门合作

 

为确保在推行流动员工系统时组织有序，HR应该与设备管理部和企业不动产部密切配合。这些部门应该参与工作区的重新设计，同时应该向所有人明确分配和预留工作区决定的制定过程。IT部门也应该加入进来，以便确定方案对现有基础设施的影响，应对可能出现的技术挑战。

 

五、适应公司的基础设施

 

适应现有的基本设施对任何新的弹性工作方案都至关重要。为了让HR有机会解决困难，确保自己在决策中有一席之位，明智的选择是进行试点。试点方案用来鉴别目标员工、创造吸引员工的工作空间、确定适应转变所需的工具。试点方案为企业大规模的实施做好准备，并证明转变是否能在计划的时间内完成。

 

六、在保持生产力的同时尽可能提高效率

 

在向灵活的工作区过渡的过程中，流动员工可能会觉得无法衔接，办公室人员会觉得被冷落。此时的关键是合作，因此HR要确保员工与同事之间的联络，让他们参与项目和会议。要创造一个协作的工作环境还需要一些新的工具，比如帮助流动员工定位工作区从而使其效率最大化的时序软件。

 

七、合并工作空间

 

合并工作空间的目的是在不增加办公空间的同时增加人数。实现这一目标的一个办法就是减少 “我”的空间，增加“我们”的空间。让员工觉得舒适的开放区营造了一种接纳的氛围，让他们对流动员工方案的推进自信满满。

 

八、管理和评价绩效

 

没有测评就没有管理，因此，HR要通过试点方案将计划中的基线数据与实际数据进行比较，跟踪其中的变化和反应，分析结果。HR也要征求反馈信息以便确定哪些因素在起作用，哪些没有，哪些方面还需要改进。这些信息让不比较生产力，而使新的弹性工作方案效率最大化成为可能。

 

九、跟踪空间利用：实际VS计划

 

要准确知道哪些地方需要改进，HR必须通过非强制手段，或安全的标志记录系统检测空间占用情况，将实际的空间利用率与计划中的进行比对。这样做不但有助于发现哪些空间未被充分利用，而且能够知道其中的原因，帮助HR迅速地发现并解决问题。

 

十、跟踪投资回报率(ROI)

 

跟踪新方案的投资回报率(ROI)很关键。如果没有进行最后的ROI计算，流动员工方案的实施、调整、变化跟踪都毫无意义。懂得这一方案对公司有形无形的改变表明整个转化值得实施，对参与其中的方方面面产生了积极的影响，说明花费时间和精力在这一过程中是明智的投资。